Sinds het uitbreken van de pandemie is de aard waarmee wij ervaring evenementen en hoe we communiceren is voor altijd veranderd. Veel bedrijven organiseren nu een mix van persoonlijke, virtuele en hybride evenementen.
Maar wat is een hybride evenement? Hoe hebben andere bedrijven en organisaties evenementen organiseren tijdens de COVID-19 uitbraak? En wat kunnen we van de pandemie leren over hoe we nu en in de toekomst evenementen moeten organiseren?
Die vragen en meer worden beantwoord in dit bericht.
De impact van 2020 op evenementen en bedrijfscommunicatie
Toen de COVID-19-uitbraak in 2020 een pandemie werd, veranderden de samenleving en de dagelijkse routines van ons leven aanzienlijk:
- Bedrijven moesten hun activiteiten en manieren van communiceren online verleggen;
- Scholen en universiteiten moesten sluiten en de lessen werden virtueel gegeven;
- Sommige bedrijven moesten volledig sluiten;
- En veel evenementen werden geannuleerd, uitgesteld of vonden online plaats.
In enkele weken tijd werd de moderne communicatietechnologie op de proef gesteld en werd zij van cruciaal belang voor het bewaren, onderhouden en uitbreiden van zakelijke relaties.
Maar zelfs voordat de coronavirus pandemie begon, waren veel bedrijven waren al begonnen met het omarmen van de nieuwe manier waarop evenementen kunnen worden gehouden, bijvoorbeeld door ze virtueel te houden of door over te schakelen op een mix van virtuele en persoonlijke - of hybride - evenementen.
En voor het geval u het zich afvroeg: een persoonlijk evenement met een live videostream kan met recht een hybride evenement worden genoemd, maar is dat voldoende en voldoet het aan de verwachtingen van de deelnemers?
Laten we eerst definiëren wat we bedoelen met een virtueel evenement.
Wat is een virtueel evenement?
Bij een virtueel evenement beleven de deelnemers het evenement en de inhoud ervan online in plaats van fysiek aanwezig te zijn. Volgens een rapport van Grand View Research werd de omvang van de markt voor virtuele evenementen geschat op $114,12 miljard US dollar en zal deze van 2022 tot 2030 naar verwachting groeien met een jaarlijks samengesteld groeipercentage (CAGR) van 21,4%.
Virtuele evenementen, zoals een webinar, kunnen uw evenementenprogramma versterken, en ze voorzien vaak in een specifieke behoefte aan inhoud, business, verkoop of marketing.
Cvent, een Saas-bedrijf voor evenementen, vergaderingen en hospitality management, splitst virtuele evenementen op in vier hoofdtypen:
- Webinars.
- Virtuele conferenties.
- Interne hybride evenementen (voor werknemers van het bedrijf).
- Externe hybride evenementen (voor iedereen buiten een organisatie).
Hybride evenementen zijn op de voorgrond getreden van hoe merken evenementen, vergaderingen en conferenties houden en hebben de weg vrijgemaakt voor hoe we ze nu en in de toekomst zullen ervaren.
Wat is een hybride of 2.0 evenement?
Hybride of 2.0 evenementen zijn niet hetzelfde als virtuele of online evenementen.
Freeman, een toonaangevend wereldwijd evenementenbureau, definieert een hybride evenement als "een evenement dat gebruik maakt van een combinatie van in-person en digitale elementen, afgestemd op elk publiek voor een optimale ervaring".
Een hybride evenement kan elk van de volgende digitale elementen bevatten:
- Live video- of audiostreams van keynote sprekers, workshops of presentaties.
- 360 graden video streams.
- Real-time polls en enquêtes waaraan offline en online publiek kan deelnemen.
- Live chat of forums.
- Integratie van sociale media en live uitzending.
- Inclusiviteitsaspecten, zoals het tonen van automatisch gegenereerde ondertitels of materiaal in digitale vorm.
- Live commentaar of transcripties van de activiteiten van het evenement.
- Gesynchroniseerde dia's naast een livestream of herhalingen van een video.
De mate waarin een evenement zowel offline als online publiek betrekt bij bovengenoemde digitale elementen kan de ervaring van dat evenement maken of breken, waardoor organisatoren van evenementen maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat alle deelnemers een optimale hybride evenementervaring krijgen.
Hybride evenementen moeten worden geïntegreerd
Uit onderzoek naar hybride evenementen blijkt dat om te voldoen aan de verwachtingen en ervaringen van zowel offline als online publiek, ze verder moeten gaan dan alleen een persoonlijk evenement met live videostreams.
Wil een evenement aan de verwachtingen van het publiek voldoen, dan moet het geïntegreerd zijn. Theoretisch is het noch fysiek, noch virtueel, maar wordt het een immersieve zone waar publieksleden naadloos kunnen bewegen tussen geoptimaliseerde online en offline werelden terwijl ze dezelfde uniforme evenementervaring delen.
Om de noodzaak van geïntegreerde evenementen verder te illustreren, helpt het als we nagaan wat organisatoren van evenementen hebben geleerd van de COVID-19 pandemie en wat de beperkingen zijn van online-only evenementen.
Wat heeft de pandemie ons geleerd over online evenementen?
Tijdens de pandemie en de lockdowns was de uitdaging voor veel bedrijven om een persoonlijk evenement online na te bootsen.
Maar zoals veel organisatoren van evenementen hebben ontdekt, kan digitalisering de waarde van persoonlijke evenementen op lange termijn niet vervangen.
Uit een onderzoek van Markletic, een Martech-bedrijf, bleek dat 39% van de virtuele deelnemers aan hybride evenementen zich niet opgenomen voelde.
Bovendien zijn er verschillende beperkingen aan online-evenementen:
- Het is voor organisatoren van evenementen bijna onmogelijk om de aangename, sociale ervaring van het fysiek aanwezig zijn op een evenement te vervangen, wat regelmatige bezoekers ontmoedigt om anderen uit te nodigen.
- Virtuele evenementen via webinars en videogesprekken kunnen leiden tot videogespreksmoeheid of "Zoom-moeheid", waardoor de hele ervaring onaantrekkelijk wordt.
- Beurzen zijn een miljardenindustrie, en organisatoren lopen inkomsten mis door sponsoring en exposanten.
Deze bevindingen suggereren dat merken en retailers moeten streven naar geïntegreerde evenementen waarbij de echte locatie noch fysiek noch virtueel is. Alle deelnemers moeten een optimale evenementervaring krijgen, op welke manier ze ook kiezen om deel te nemen.
Het is je vergeven dat een geïntegreerd evenement (of laten we het 'een geïntegreerd hybride evenement' noemen) idealistisch klinkt, en misschien is dat ook wel zo. Maar om hybride evenementen aan de verwachtingen te laten voldoen, moeten ze de kenmerken van de offline en online aspecten van het evenement volledig benutten.
Omgekeerd, en gezien de veranderende surf- en winkelgewoonten van de consument online, kunnen merken en detailhandelaren een enorm bereik halen uit het houden van virtuele evenementen, die in sommige gevallen aanzienlijk winstgevender kunnen zijn dan fysieke evenementen.
Hoe kunnen virtuele evenementen rendabeler zijn dan offline?
Het organiseren van een fysiek evenement is vaak veel duurder dan een virtueel evenement. Organisatoren maken kosten voor marketing, locatiekosten en logistiek.
Er zijn aanzienlijk minder aspecten te organiseren bij een virtueel evenement, waardoor het veel goedkoper te lanceren en uit te voeren is. Mensen verminderen ook hun ecologische voetafdruk als ze niet naar een andere stad, een ander land of een ander continent reizen.
En in plaats van te verkopen aan een beperkt aantal aanwezigen op een fysiek evenement, kunnen bedrijven verkopen aan iedereen die kijkt. Een goed voorbeeld hiervan is livestream selling, dat immens populair is in China en een markt die in de VS tegen 2024 naar verwachting $35 miljard zal bereiken.
Livestreamverkoop is misschien wel het beste voorbeeld van hoe een virtueel evenement winstgevender kan zijn dan bijvoorbeeld iemand die producten verkoopt op een lokale marktkraam.
De winstgevendheid van virtuele evenementen is misschien niet altijd even hoog; virtuele evenementen kunnen echter nog steeds een essentieel zakelijk doel dienen of als waardevolle inhoud in een marketing funnel.
Voorbeelden van grote virtuele en hybride evenementen
Voordat we dit bericht afsluiten, volgen hier enkele voorbeelden van geweldige virtuele en hybride evenementen die tijdens de pandemie hebben plaatsgevonden en voorbeelden van evenementen die toonaangevende winkelketens nu organiseren.
Online evenementen georganiseerd door detailhandelaars
Enkele van de belangrijkste Britse winkelketens hebben hun webwinkels uitgebreid en een speciale sectie gemaakt voor live virtuele en livestream shopping evenementen. Bezoekers kunnen afstemmen, inspiratie opdoen en rechtstreeks vanuit de winkel producten kopen.
Topklasse warenhuisketen John Lewis organiseert regelmatig een reeks betaalde en gratis online en offline evenementen voor verschillende winkelcategorieën, zoals koken, mode of wonen:
Waterstones, de grootste gespecialiseerde boekhandel in het Verenigd Koninkrijk, organiseert regelmatig persoonlijke evenementen, zoals signeersessies, lezingen en boeklanceringen.
Waterstones heeft nu een speciale sectie op zijn webwinkel, 'Events', waar boekkopers online evenementen kunnen zoeken of bekijken:
De virtuele publieksparticipatie van de NBA
Tijdens de COVID-19-uitbraak gebruikte de NBA een nieuwe app waarmee fans de wedstrijden in realtime op hun smartphone konden volgen, en waarbij de spelers het online publiek op 17ft videoschermen konden zien. Online deelnemers konden 'tikken om te juichen' en met elkaar communiceren via de kruisfunctionaliteit van de app met de 'samen'-modus van Microsoft Team.
DigiMarCon West
De 2020 DigiMarCon West conferentie was een mooi voorbeeld van een geslaagd hybride evenement. Het bood een meeslepende ervaring voor zowel offline als online deelnemers, en waar ze konden kijken en luisteren naar deskundige sprekers die inzicht boden in best practices voor digitale marketing.
Speciale evenementen van Apple
Apple had zijn Special Events vóór 2020 al livestreams uitgezonden wanneer het zijn nieuwste producten lanceerde of een nieuwe gadget toonde, zodat zowel bezoekers in persoon als online konden meekijken. In 2019 konden bijvoorbeeld ongeveer 1000 bezoekers in persoon en twee miljoen online kijkers zien hoe Tim Cook de iPhone 11, de nieuwste iPad en een nieuwe Apple Watch onthulde.
Merken en retailers zullen virtuele en hybride evenementen nodig hebben om te gedijen in de post-pandemische wereld
De manier waarop evenementen plaatsvinden is voorgoed veranderd. Als merken en retailers veerkrachtiger en veelzijdiger willen worden in een veranderende wereld en aan de behoeften van alle zakelijke belanghebbenden willen voldoen, zullen ze een mix van hybride en virtuele evenementen aan hun evenementenprogramma moeten toevoegen.
