Depuis l'apparition de la pandémie, la nature par laquelle nous expérience Les événements et la façon dont nous communiquons ont changé à jamais. De nombreuses entreprises organisent désormais un mélange d'événements en personne, virtuels et hybrides.
Mais qu'est-ce qu'un événement hybride ? Comment d'autres entreprises et les organisations ont organisé des événements pendant l'épidémie de COVID-19 ? Et que pouvons-nous apprendre de la pandémie sur la façon d'organiser des événements aujourd'hui et à l'avenir ?
Vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres dans cet article.
L'impact de 2020 sur les événements et les communications d'entreprise
Lorsque l'épidémie de COVID-19 est devenue une pandémie en 2020, la société et le quotidien de nos vies ont considérablement changé :
- Les entreprises ont dû réorienter leurs activités et leurs modes de communication en ligne ;
- Les écoles et les universités ont dû fermer, les cours se déroulant de manière virtuelle ;
- Certaines entreprises ont dû fermer complètement ;
- Et de nombreux événements ont été annulés, reportés ou ont eu lieu en ligne.
En l'espace de quelques semaines, les technologies de communication modernes ont été mises à l'épreuve et sont devenues essentielles pour sauver, maintenir et développer les relations commerciales.
Mais même avant le début de la pandémie de coronavirus, de nombreuses personnes entreprises avaient déjà commencé à adopter la nouvelle façon d'organiser les événements, par exemple en les organisant virtuellement ou en passant à un mélange d'événements virtuels et en personne - ou de type hybride.
Et au cas où vous vous poseriez la question, vous auriez raison de supposer qu'un événement en personne avec un flux vidéo en direct pourrait être appelé un événement hybride, mais est-ce adéquat, et répondrait-il aux attentes des participants ?
Tout d'abord, définissons ce que nous entendons par un événement virtuel.
Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
Un événement virtuel est un événement où les participants vivent l'événement et son contenu en ligne plutôt que d'être physiquement présents. Selon un rapport de Grand View Research, la taille du marché des événements virtuels a été évaluée à $114,12 milliards de dollars américains et devrait croître à un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 21,4% de 2022 à 2030.
Les événements virtuels, tels que les webinaires, peuvent améliorer votre programme d'événements. Ils répondent souvent à un besoin spécifique en matière de contenu, d'activité, de vente ou de marketing.
Cvent, une société Saas de gestion d'événements, de réunions et d'accueil, a divisé les événements virtuels en quatre grands types :
- Webinars.
- Conférences virtuelles.
- Événements hybrides internes (pour les employés de l'entreprise).
- Événements hybrides externes (pour toute personne extérieure à une organisation).
Les événements hybrides ont pris une place prépondérante dans la manière dont les marques organisent des événements, des réunions et des conférences et ont ouvert la voie à la manière dont nous les vivrons aujourd'hui et à l'avenir.
Qu'est-ce qu'un événement hybride ou 2.0 ?
Les événements hybrides ou 2.0 ne sont pas les mêmes que les événements virtuels ou en ligne.
Freeman, une agence événementielle mondiale de premier plan, définit un événement hybride comme "un événement qui utilise une combinaison d'éléments en personne et numériques, adaptés à chaque public pour des expériences optimales."
Un événement hybride peut inclure l'un des éléments numériques suivants :
- Flux vidéo ou audio en direct des orateurs principaux, des ateliers ou des présentations.
- Flux vidéo à 360 degrés.
- Des sondages et des enquêtes en temps réel auxquels les membres du public hors ligne et en ligne peuvent participer.
- Chat en direct ou forums.
- Intégration des médias sociaux et diffusion en direct.
- Les aspects liés à l'inclusivité, tels que la diffusion de sous-titres générés automatiquement ou de matériel sous forme numérique.
- Commentaires en direct ou transcriptions des activités de l'événement.
- Diapositives synchronisées avec un flux en direct ou la rediffusion d'une vidéo.
La mesure dans laquelle un événement engage les membres de l'audience en ligne et hors ligne avec les éléments numériques ci-dessus peut faire ou défaire l'expérience de cet événement, ce qui appelle les organisateurs d'événements à prendre des mesures pour s'assurer que tous les participants reçoivent une expérience hybride optimale.
Les événements hybrides doivent être intégrés
Les recherches sur les événements hybrides montrent que, pour répondre aux attentes et aux expériences des membres de l'audience en ligne et hors ligne, il faut aller au-delà d'un simple événement en personne avec des flux vidéo en direct.
Pour qu'un événement réponde aux attentes du public, il doit être intégré. Théoriquement, il n'est ni physique ni virtuel, mais devient une zone immersive où les membres du public peuvent se déplacer en toute transparence entre des mondes optimisés en ligne et hors ligne tout en partageant la même expérience unifiée de l'événement.
Pour illustrer davantage la nécessité d'événements intégrés, il est utile d'examiner ce que les organisateurs d'événements ont appris de la pandémie de COVID-19 et quelles sont les limites des événements uniquement en ligne.
Que nous a appris la pandémie ? à propos de des événements en ligne ?
Pendant la pandémie et les lockdowns, le défi pour de nombreuses entreprises a été d'essayer de reproduire en ligne un événement en personne.
Mais comme l'ont découvert de nombreux organisateurs d'événements, la numérisation ne peut pas remplacer la valeur des événements en personne sur le long terme.
Une étude réalisée par Markletic, une société spécialisée dans les technologies de l'information, a révélé que 39% des participants virtuels à des événements hybrides ne se sentaient pas inclus.
En outre, les événements organisés uniquement en ligne présentent plusieurs limites :
- Il est presque impossible pour les organisateurs d'événements de remplacer l'expérience agréable et sociale que représente la présence physique à un événement, ce qui décourage les participants réguliers d'inviter d'autres personnes.
- Les événements virtuels organisés dans le cadre de webinaires et d'appels vidéo peuvent entraîner une lassitude à l'égard des appels vidéo ou une "lassitude à l'égard de Zoom", ce qui rend l'ensemble de l'expérience peu attrayante.
- Les salons professionnels représentent un secteur de plusieurs milliards de dollars, et les organisateurs perdent des revenus provenant des parrainages et des exposants.
Ces résultats suggèrent que les marques et les détaillants devraient s'efforcer d'organiser des événements intégrés où le véritable lieu n'est ni physique ni virtuel. Tous les participants devraient bénéficier d'une expérience optimale de l'événement, quelle que soit la manière dont ils choisissent d'y assister.
On vous pardonnera de penser qu'un événement intégré (ou appelons-le "événement hybride intégré") semble idéal, et c'est peut-être le cas. Mais pour que les événements hybrides répondent aux attentes, ils doivent exploiter pleinement les caractéristiques des aspects hors ligne et en ligne de l'événement.
À l'inverse, et face à l'évolution des habitudes de navigation et d'achat des consommateurs en ligne, les marques et les détaillants peuvent bénéficier d'une portée considérable en organisant des événements virtuels qui, dans certains cas, peuvent être nettement plus rentables que les événements physiques.
Comment les événements virtuels peuvent-ils être plus rentables que les événements hors ligne ?
L'organisation d'un événement physique est souvent beaucoup plus coûteuse qu'un événement virtuel. Les organisateurs doivent faire face à des dépenses liées au marketing, au lieu et à la logistique.
Il y a beaucoup moins d'aspects à organiser avec un événement virtuel, ce qui le rend beaucoup moins cher à lancer et à gérer. Les gens réduisent également leur empreinte carbone lorsqu'ils ne se déplacent pas dans une autre ville, un autre pays ou un autre continent.
Et au lieu que les entreprises ne puissent vendre qu'à un nombre limité de participants à un événement physique, elles peuvent vendre à tous ceux qui regardent. La vente en direct (livestream) en est un bon exemple. Très populaire en Chine, ce marché devrait atteindre $35 milliards d'euros aux États-Unis d'ici 2024.
La vente en direct est peut-être le meilleur exemple de la façon dont un événement virtuel peut être plus rentable que, par exemple, la vente de produits sur un stand de marché local.
La rentabilité des événements virtuels n'est pas toujours aussi élevée ; cependant, les événements virtuels peuvent toujours servir un objectif commercial essentiel ou un contenu précieux dans un entonnoir de marketing.
Exemples de grands événements virtuels et hybrides
Avant de terminer cet article, voici quelques exemples de grands événements virtuels et hybrides qui se sont déroulés pendant la pandémie, ainsi que des exemples d'événements que les principaux détaillants de rue organisent actuellement.
Événements en ligne organisés par les détaillants
Certains des principaux détaillants britanniques ont développé leurs boutiques en ligne et créé une section dédiée aux événements de shopping virtuels et en direct. Les internautes peuvent s'y connecter, trouver de l'inspiration et acheter des produits directement dans le magasin.
La chaîne de grands magasins haut de gamme John Lewis organise régulièrement une série d'événements payants et gratuits en ligne et hors ligne pour différentes catégories de vente au détail, comme la cuisine, la mode ou la maison :
Waterstones, le premier détaillant de livres spécialisé du Royaume-Uni, organise régulièrement des événements en personne, tels que des séances de dédicaces, des conférences et des lancements de livres.
Waterstones dispose désormais d'une section dédiée sur sa boutique en ligne, "Events", où les acheteurs de livres peuvent rechercher ou parcourir les événements en ligne :
La participation du public virtuel de la NBA
Pendant l'épidémie de COVID-19, la NBA a utilisé une nouvelle application permettant aux fans de regarder les matchs en temps réel sur leurs smartphones, et où les joueurs pouvaient voir le public en ligne sur des écrans vidéo de 17 pieds. Les participants en ligne pouvaient "taper pour encourager" et interagir les uns avec les autres grâce à l'interfonctionnalité de l'application avec le mode "ensemble" de Microsoft Team.
DigiMarCon West
La conférence DigiMarCon West 2020 était un excellent exemple d'événement hybride réussi. Elle a offert une expérience immersive aux participants hors ligne et en ligne, et leur a permis de regarder et d'écouter des orateurs experts offrant un aperçu des meilleures pratiques en matière de marketing numérique.
Événements spéciaux d'Apple
Apple avait déjà diffusé en direct ses événements spéciaux avant 2020, lorsqu'elle lançait ses derniers produits ou montrait un nouveau gadget pour que les participants en personne et en ligne puissent le regarder. Par exemple, en 2019, un public d'environ 1000 participants en personne et deux millions de téléspectateurs en ligne se sont branchés pour voir Tim Cook révéler l'iPhone 11, le dernier iPad et une nouvelle Apple Watch.
Les marques et les détaillants auront besoin d'événements virtuels et hybrides pour prospérer dans le monde post-pandémique.
La façon dont les événements se déroulent a changé à jamais. Pour que les marques et les détaillants deviennent plus résilients et polyvalents face à un monde en mutation et répondent aux besoins de toutes les parties prenantes, ils devront ajouter un mélange d'événements hybrides et virtuels à leur programme d'événements.
